Об электронном документообороте

Понятие электронного документооборота

Электронный документооборот — совокупность процессов отправления и получения электронных документов посредством информационной системы.

Электронный документооборот может использоваться при заключении сделок, проведении расчетов, официальной и неофициальной переписке и при ином обмене информацией.

Данные отношения регулируются Законом «Об электронном документообороте».

Электронный документ и его реквизиты

Электронным документом признается информация, зафиксированная в электронной форме, подтвержденная электронной цифровой подписью и содержащая другие реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

Обязательными реквизитами электронного документа являются:

электронная цифровая подпись;
наименование юридического лица либо фамилия, имя и отчество физического лица — отправителя;
почтовый и электронный адрес отправителя;
дата создания электронного документа.

Законодательством или соглашением сторон могут устанавливаться и другие реквизиты.

Юридическая сила и экземпляры

Электронный документ имеет равную юридическую силу с документом на бумажном носителе. Каждый идентичный экземпляр электронного документа, удостоверенный в установленном порядке, считается оригиналом.

Может быть изготовлена бумажная копия электронного документа. Она должна удостоверяться и храниться в порядке, установленном законодательством.

В юридической силе документа нельзя отказать только потому, что он составлен в электронной форме.

Время отправления и получения

Электронный документ считается отправленным с момента его отправления отправителем или информационным посредником посредством информационной системы.

Документ считается полученным с момента его поступления в указанную получателем информационную систему или на электронный адрес. Стороны могут установить в договоре иной порядок.

Хранение электронных документов

При хранении электронных документов должны обеспечиваться:

доступ к документу;
возможность предоставления его бумажной копии;
сохранение целостности и неизменности документа;
сохранение сведений об отправителе, получателе и времени отправления.

Срок хранения электронного документа не может быть меньше срока, установленного для бумажного документа аналогичного назначения, если законодательством не предусмотрено иное.