Выдача дубликатов нотариально удостоверенных документов и выписок из реестров

Понятие дубликата

Если удостоверенный или выданный нотариусом документ утрачен, поврежден либо стал непригодным для использования, на основании экземпляра, хранящегося в нотариальной конторе, может быть выдан его дубликат.

Дубликат заменяет утраченный документ и в предусмотренных законодательством случаях имеет такую же юридическую силу, как первоначальный нотариальный документ.

Важно: дубликат не является обычной ксерокопией. Он оформляется нотариусом или ведомственным нотариальным архивом в установленном порядке.

Выписка из реестра

Выписка подтверждает сведения, внесенные в реестр нотариальных действий. Она может содержать:

дату совершения нотариального действия;
реестровый номер;
вид документа;
сведения об участниках;
другие данные, внесенные в реестр.

Выписка не всегда заменяет утраченный документ. Если документ необходимо предъявлять для совершения юридических действий, может потребоваться именно дубликат.

Лица, имеющие право на обращение

Дубликат, как правило, выдается:

лицу, от имени которого совершалось нотариальное действие;
лицу, по поручению которого оно совершалось;
законному представителю;
представителю с соответствующими полномочиями;
после смерти лица — его наследникам в предусмотренных законодательством случаях.

Другим лицам нотариальные сведения предоставляются только при наличии оснований, установленных Законом «О нотариате».

Место обращения

Если документ хранится в нотариальной конторе, заявление подается соответствующему нотариусу или в нотариальную контору.

Через три года материалы нотариального делопроизводства передаются в ведомственные нотариальные архивы при Министерстве юстиции Республики Каракалпакстан или территориальных управлениях юстиции.

После передачи документов дубликат или выписка выдаются соответствующим ведомственным нотариальным архивом.

Выданные архивом дубликаты и выписки приравниваются к нотариально удостоверенным документам.

Документы для получения услуги

Заявитель представляет:

паспорт, ID-карту или другой документ, удостоверяющий личность;
письменное заявление;
документ о полномочиях представителя;
документы о смерти, родстве или наследственных правах — при обращении наследника;
имеющиеся сведения об утраченном документе.

В заявлении желательно указать дату совершения нотариального действия, нотариуса, участников, вид документа и реестровый номер, если они известны.

Дубликат завещания

При жизни завещателя содержание завещания составляет нотариальную тайну. Дубликат может выдаваться только лицам, имеющим на это законное право.

После смерти завещателя дубликат может быть выдан наследникам на основании сведений о смерти и, при необходимости, документов о родстве.

Важно: требования нотариальной тайны полностью сохраняются и при выдаче дубликата или выписки. Само по себе родство не предоставляет права получить любой нотариальный документ.

Предоставление сведений из реестра

Выписка выдается участникам нотариального действия и другим предусмотренным законом лицам по письменному заявлению.

Судам, прокуратуре, органам дознания и следствия сведения могут предоставляться на основании постановления, определения или запроса, оформленного в соответствии с процессуальным законодательством.

Результат и оплата

По результатам обращения могут быть выданы:

дубликат нотариального документа;
выписка из реестра;
архивная справка;
архивная копия документа.

За услугу взимается установленная плата. Ее размер может зависеть от вида документа, количества страниц и от того, предоставляется ли услуга нотариусом или ведомственным нотариальным архивом.

Порядок выдачи определяется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий.